12.1.1 Raad en griffie

In de gemeentebegroting voor 2016 stelden we ons de volgende doelen:

• De raad heeft een helder beeld bij de eigen rol in de veranderende samenleving;
• De raad wordt op relevante besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;
• De communicatie met de burgers wordt verder opgepakt, waardoor de raad, de rol en betekenis van de raad en de leden aan bekendheid winnen in de stad.

We namen ons met het oog daarop voor de volgende activiteiten te ontplooien:

• Soepele en tijdige bediening van de raadsleden met het oog op de voorbereiding van de diverse vergaderingen;
• Aandacht schenken aan de werkwijze van de raad met het oog op de veranderende samenleving. Hiervoor bestaat een werkgroep die door de griffie wordt ondersteund;
• Aandacht voor het monitoren van de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad;
• Aan de hand van de uitkomsten van de in 2016 uit te voeren enquête wil de griffie het communicatiebeleid van nieuwe impulsen voorzien.

• De basis op orde was ook in 2016 weer leidraad voor de griffie. Daarbij hebben we gekeken naar een verdere verbetering van de dienstverlening, zoals het terugdringen van het aantal mails vanuit de griffie naar de raad en het verbeteren van de dagelijkse verzamelmail aan de raad. De lange-termijnagenda is ook een aandachtspunt geweest: in samenwerking met de organisatie en gemeentesecretaris wordt gekeken hoe de verdeling van agendapunten in tijd beter kan worden afgestemd, zodat overvolle agenda’s in juni en december worden voorkomen en de agenda’s in rustiger maanden, januari, februari en september, wat meer gevuld raken;
• De commissie werkwijze raad heeft een aantal vergaderingen gehad en eind van het jaar zijn eindrapport aan de raad opgeleverd. Dit heeft geleid tot bespreking in de raad en diverse grotere en kleinere aanpassingen in het raadswerk. Een daarvan is de invoering van de agendacommissie die begin 2017 is opgestart. Deze commissie gaat bepalen hoe de agenda’s van de raadscommissies en de raad worden ingevuld, alle fracties kunnen hiervoor input leveren;
• Vanuit de griffie is voortdurend aandacht gevraagd voor de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad. Geregeld is hierover het gesprek gevoerd met (vertegenwoordigers van) de gemeentesecretaris. Geconstateerd mag worden dat de resultaten hiervan steeds meer zichtbaar worden;
• In 2016 is de publieksenquête Stad en Raad uitgevoerd; deze is door meer dan 3000 inwoners van de stad ingevuld en heeft een aantal waardevolle inzichten opgeleverd voor raad en griffie. De uitkomsten van de enquête zijn betrokken bij het debat over de toekomst van de lokale democratie dat de raad begin 2017 heeft gevoerd;
• Op het gebied van raadscommunicatie is volop gebruik gemaakt van social media zoals Facebook en Twitter, om inwoners van de stad en andere geïnteresseerden te informeren over het doen en laten van de raad. Ook is er geëxperimenteerd met filmpjes over onderwerpen die in de raad spelen (open raad en initiatiefvoorstel over toegankelijkheid).

Ook allerlei andere thema’s heeft de griffie in 2016 opgepakt:

• De aanbesteding van een nieuw accountantscontract is afgerond;
• Er is een open raad georganiseerd, waarbij Stadjers hun plannen voor de stad konden presenteren;
• De digitale gemeentebegroting is verder verbeterd, de raad heeft met name aandacht besteed aan de te gebruiken indicatoren;
• Er is een expertmeeting georganiseerd over geothermie en een hoorzitting over de nieuwe cultuurnota;
• De griffie is vertegenwoordigd in de projectgroep en stuurgroep digitalisering A-Z binnen de organisatie;
• De griffie is bezig geweest met testen voor de overgang naar het nieuwe Politiek Portaal (raadsinformatiesysteem);
• Het proces t.b.v. de komende herindeling met Ten Boer en mogelijk Haren wordt vanuit de griffie begeleid;
• De griffie participeert in de werkgroep renovatie stadhuis;
• De griffie heeft diverse groepen leerlingen van MBO en HBO ontvangen op het stadhuis voor een nadere uitleg over de lokale politiek;
• De griffie heeft een tweedaagse raads-excursie naar Rotterdam georganiseerd.