Archief

Voor de uitvoering van de horizontale verantwoording heeft de VNG een handreiking met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Deze archief-KPI’s omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet en daarmee indirect ook van de kwaliteit van de informatiehuishouding. De KPI’s zijn ingedeeld in de volgende vier cruciale thema’s:

1. Er is een werkend kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden
2. Archiefbescheiden worden in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht
3. Archiefbescheiden worden tijdig vernietigd of overgebracht/openbaar gemaakt
4. Er is een duurzame en adequate beheer- en bewaaromgeving.

In het verbeterplan 2016 hebben acht verbeterpunten de prioriteit hoog gekregen. Per thema worden de verbeterpunten beschreven:

1. Er is een werkend kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden

De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen, maar de archiefverordening en Besluit Informatiebeheer dienen dringend geactualiseerd te worden. Er is nog geen werkend kwaliteitssysteem dat voldoet aan vooraf gegeven toetsbare eisen. De eerste stappen richting implementatie ervan zijn inmiddels wel gezet.

Oordeel: matig

2. Archiefbescheiden worden in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht

De gemeente beschikt over een actueel overzicht van de papieren archieven. Van digitale archieven is een overzicht aanwezig van de bescheiden die zijn opgenomen in de recordmanagementapplicatie eDocs. Een compleet overzicht dient alle archiefwaardige digitale bestanden te bevatten (bijvoorbeeld uit procesapplicaties en afdelingsschijven) en de samenhang inzichtelijk te maken tussen papieren dossiers en digitale informatievoorziening. Dit ontbreekt nog. Daarnaast is de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden nog niet afdoende geborgd. Het metadatamodel en ordeningsplan dienen aangepast te worden ten behoeve van de invoering van digitaal- en zaakgericht werken en de voorgenomen aansluiting op het e-depot.

Oordeel: matig

3. Archiefbescheiden worden tijdig vernietigd of overgebracht/openbaar gemaakt

De voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden worden jaarlijks vernietigd, maar er zijn achterstanden in de vernietiging van zowel papieren als digitale archiefbescheiden. De achterstand in de vernietiging van digitale archiefbescheiden heeft te maken met technische beperkingen.  Daarnaast dient de verantwoording vervanging aangepast te worden in verband met de invoering van digitaal- en zaakgericht werken.

Oordeel: matig/goed

4. Er is een duurzame en adequate beheer- en bewaaromgeving.

Voor de digitale informatievoorziening zijn er plannen voor behoud bij bijzondere omstandigheden via het bedrijfscontinuïteitsplan. Voor de archiefruimten is geen ontruiming- en calamiteitenplan aanwezig. Tevens dienen er maatregelen genomen te worden om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken.

Oordeel: matig

De gemeente heeft in 2016 de Verordening- en het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd en aangepast aan relevante archiefwettelijke en organisatorische wijzigingen. Hiermee voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen. Daarnaast is er een calamiteitenplan voor de archieven van de gemeente vastgesteld.

De digitale bewaarstrategie, het metadatamodel en ordeningsplan, verantwoording vervanging zijn in concept gereed en/of er is een basis gelegd. Naar verwachting worden ze in 2017 vastgesteld. Ook zijn er stappen gezet omtrent de aansluiting op het e-depot. Hiervoor is een projectorganisatie opgericht die technische en organisatorische maatregelen treft.

Het in kaart brengen van achterstanden in vernietiging en overbrenging  en hiervoor een plan van aanpak opstellen gaat onderdeel uitmaken van de Transitie DIV.

De stapjes die bij de ontwikkeling en implementatie van het kwaliteitssysteem zijn gemaakt zijn klein. Bij de doorontwikkeling van het kwaliteitssysteem wordt samengewerkt met de gemeente Ten Boer en wordt tevens aansluiting gezocht bij het interne audit team van de gemeente. Ook het complementeren van het archievenoverzicht met digitale archiefbescheiden die zich buiten het DMS bevinden blijft een verbeterpunt.

In het kader van de transitie DIV wordt in 2017 een risico- en  impactanalyse gehouden. Mede op basis hiervan wordt bepaald welke verbeterpunten in 2017 (met voorrang) opgepakt zullen worden en welke niet.